Prendre des notes lors d’une réunion afin d’en produire un compte rendu par après, n’est pas un forcément facile pour tous car il est parfois difficile d’aller à l’essentiel. Cet exercice peut être considérablement simplifié en respectant certaines techniques rédactionnelles.
La note de synthèse requiert des qualités particulières
Il est illusoire de vouloir tout noter lors d’une réunion. Au mieux, nous prenons en note environ 40 mots par minute. Il s’agit donc avant tout de se concentrer, d’écouter attentivement pour comprendre et pouvoir aller à l’essentiel. Il ne faut jamais se précipiter dans la prise de notes visant à rédiger un rapport ou un compte rendu. Il convient de s’approprier l’information et d’en faire mentalement un petit résumé.
Aller à l’essentiel en notant des mots clés…
Ou des phrases clés. Vous pouvez diviser votre feuille en deux parties, d’une part, mots ou phrases clés et d’autre part idées complémentaires. La première partie comprendra les points de l’ordre du jour ou les grands titres des thèmes abordés. Ces éléments serviront à la rédaction de la note de synthèse. Dans cet exercice il est indispensable d’utiliser des abréviations, des terminaisons simplifiées, des symboles, ils vous permettront d’augmenter les capacités de note.
Intégrer une formation communication à l’écrit
Les objectifs pédagogiques de la formation aux techniques de prise de note pour rédiger un rapport ou une note de synthèse vous permettront de maitriser rapidement les différentes techniques de travail en vous apportant la méthode. Par ailleurs vous apprendrez à connaitre les différents types de compte rendu et à choisir la structure rédactionnelle qui correspond bien aux besoins des utilisateurs. Sachez qu’il est important de bien rédiger et soigner l’introduction en utilisant le style approprié en construisant des phrases facilitant la lecture et la compréhension, d’utiliser un vocabulaire adéquate et des mots de liaison.